Согласно изменениям от 1 июля 2019 года, командировочному пассажиру для отчетности перед бухгалтерией достаточно предъявить:

• чек, полученный при оплате билета в кассе РЖД;
• бумажный билет, купленный на привокзальной кассе, с QR-кодом;
• распечатанный бланк электронного проездного документа.

Это значит, что если купить электронный билет через сайт РЖД и распечатать соответствующий бланк, то предоставление чека уже не требуется. Он также не нужен, если на билете есть QR-код. В остальных случаях его нужно выдавать бухгалтерии для отчетности.

Если пассажир для приобретения проездного документа приехал на вокзал, то чек он будет получать вместе с бумажным купоном. Иногда вместо чека он может получить билет с QR-кодом, который имеет равнозначную ценность. В этом случае документы нужно сохранить, а впоследствии — предъявить начальству, чтобы оно возместило расходы.

Внимание! Чтобы возместить траты, связанные с предоставлением сервиса во время поездки, нужно взять подтверждающие это справки на вокзале.

Вместо чека достаточно распечатать посадочный купон, который послужит документом строгой отчетности. После оплаты электронного билета посмотреть его можно, зайдя на сайт РЖД. Для этого нужно авторизоваться и перейти в «Мои заказы». Контрольный купон также высылается на E-mail. Он содержит в себе всю необходимую для строгой отчетности информацию:

• номер билета;
• номер заказа;
• сведения о маршруте;
• итоговая стоимость билета на поезд.

Вам останется только распечатать купон на принтере и предъявить его в бухгалтерию. Не забудьте к нему приложить приказ начальника о направлении в командировочную поездку.

Внимание! Отчетная документация высылается на электронную почту только в случае, если пассажир оплачивает проездной купон онлайн банковской картой.

Если купон на поезд вы покупали в привокзальной кассе, но потеряли квитанцию, для доказательства факта его приобретения нужно вернуться на тот же вокзал. Запросите у кассира выдачу архивной справки. Она подтвердит, что вы оплачивали железнодорожный талон. В ней будет указан номер билета и другие данные, которые потребуются для отчета перед начальством. Восстановление самого чека в этом случае не предусмотрено.

Внимание! Бухгалтерия обязана принять архивную справку. В противном случае вы имеете права обратиться в суд для взыскания израсходованных на деловую поездку средств.

• Чеки нужно брать только в случае, если билеты покупались в билетной кассе, и на бумажном купоне отсутствует QR-код.
• Распечатка купона с номером заказа, приобретенного онлайн, служит равносильной альтернативой чеку.
• При утере чека следует обратиться на железнодорожную станцию, с которой производилась посадка, для оформления справки из архива. Он заменит собой квитанцию.